Ferien står for døren og måske er en rejse lige om hjørnet. Men hvordan får du egentlig lukket din virksomhed godt ned til ferien, så du ikke behøver bekymre dig om løse ender, mails, der ikke bliver besvaret, før du er tilbage, eller opgaver, der ikke lige bliver færdiggjort, før du går fra på ferie?
Her får du nogle tips til, hvordan du både praktisk og mentalt lukker ned inden ferien, så du kan koble fra – og drømme.
Meld ud til kunder, samarbejdspartnere og leverandører, hvornår du holder fri
Meld ud i god tid til kunder, samarbejdspartnere og leverandører, hvornår du holder fri – så undgår du forventninger om, at du lige kan klare nye opgaver hen over ferieugerne. En god måde at gøre det på er at skrive det i din mailsignatur i løbet af den sidste måneds tid før ferien eller at melde det ud på din hjemmeside og på virksomhedens sociale medier.
Et lille trick i denne forbindelse er at fortælle omverdenen, at du kommer senere tilbage fra ferie, end du reelt gør – så får du en stille og rolig opstart på arbejdet uden ringende telefoner og nye mails i indbakken. Derudover kan du overraske folk med at svare ”før tid” og derved give kunderne en positiv oplevelse af højt serviceniveau.
Lav et godt autosvar
Sørg for at sætte autosvar på din mail, så folk, der kontakter dig, ved, hvornår de kan forvente at få svar (og så du kan få fred i sindet over at vide, at der ikke står nogle og utålmodigt venter på svar på henvendelser til dig). I langt de fleste tilfælde er de feriesvar, man oplever, noget i retning af ”Tak for din mail. Jeg holder ferie indtil XX. august 2022 og vil besvare din mail snarest derefter” – men har du tænkt over, at du faktisk kan bruge dit autosvar til meget mere end det?
Svar på de gængse spørgsmål
Prøv at skrive et autosvar, hvor du kommer med svar på de mest gængse spørgsmål, folk skriver til dig (eksempelvis: Er du på jagt efter nye kursusdatoer, så kig på min hjemmeside (og indsæt link til siden, så det er let for dem at finde); leder du efter priser på mine produkter/ydelser, så kig her, osv.) – så du hele tiden hjælper dem, der skriver til dig, videre, selv om du ikke selv sidder klar.
Du kan også bruge mailen til at minde om fx sommertilbud eller nye tiltag, du præsenterer i virksomheden efter ferien – afsenderen har jo netop ved at kontakte dig vist interesse for lige netop din virksomhed og dine ydelser og vil dermed sandsynligvis være interesseret i, hvad (nyt) du har at byde på.
Tilbyd alternative kontaktmuligheder
Har du mulighed for det, er det også en god idé at skrive alternative kontaktmuligheder (a la ”drejer det sig om en hastesag, så ring til XX”, hvor du måske henviser til en kollega eller underleverandør, der vil kunne hjælpe, eller ”i nødstilfælde, så send mig en SMS på tlf. XXXXXXXX og forklar, hvad det drejer sig om, så vender jeg tilbage hurtigst muligt”. Dette skal du naturligvis kun gøre, hvis du er indstillet på at blive kontaktet i nødstilfælde og vil tage tid ud af din ferie til at hjælpe kunden).
Tjek dit autosvar, før du aktiverer det!
VIGTIGT! Sørg for, at dit autosvar ikke bare bliver en ’sidste-øjebliks-på-vej-ud-af-døren’-indstilling, der i hast bliver slået til i dit mailsystem – jeg har set mange uheldige (og til tider ufrivilligt morsomme) autosvar med forkerte datoer eller misvisende tekster (der i værste fald kan opfattes som sjuskeri). Det er rigtigt uheldigt, hvis kunderne modtager et forældet sommerferiesvar med fx ”jeg holder ferie og er tilbage den 14. juli 2021” – for så ved kunden jo reelt set ikke, hvornår vedkommende kan få fat i dig igen – eller autosvar, der nævner andre ferier end den aktuelle (”Jeg holder pinseferie og er tilbage den 9. juni” eller ”Jeg er på skiferie og er tilbage 21. februar”). Det er tid godt givet ud at tage det ekstra minut til lige at tjekke autosvaret igennem en ekstra gang, før du aktiverer det.
Sørg for at drosle ned inden ferien
- Sørg for, ved hjælp af god planlægning, langsomt at gå ned i gear hen imod ferien, så du ikke skal bruge de første dage på at få sat tempoet ned. Undgå at have møder i kalenderen det sidste par dage inden, så du kan bruge de dage til bl.a. at:
- Få ryddet op i bunkerne på skrivebordet
- Sætte eventuelle regninger, der skal betales i ferieperioden, til betaling
- Sende de fakturaer, der mangler at blive sendt – så der også går penge ind på kontoen i ferieperioden
- Lave en to-do-liste med de ting, du skal i gang med efter ferien – en liste, hvor du har afsat tid til hver enkelt opgave, så du ved 100% sikkert, at du kan nå de forskellige deadlines uden at skulle arbejde i din ferie
- ”Sluge nogle frøer” – dvs. få gjort noget af det, du ved bør gøres, men som du ikke lige har fået gjort, fordi du synes, det er rigtigt træls. Så er du fri for at skulle huske på, at det skal gøres, eller have dårlig samvittighed over, at du ikke har fået det gjort.
Når du gør dig klar til at holde ferie, så husk også så vidt muligt at undgå ’det kan jeg gøre efter ferien-undskyldningen’. Få så meget som muligt klaret af store og små opgaver, så du ikke skal bruge tid på at spekulere på dem. Og er der nogle ting, du vitterligt ikke har tid til at få gjort, så skriv dem på din to-do-liste, så du ikke skal bruge energi på at huske at få det ordnet om nogle uger, når du er tilbage igen.
Har du disse ting i orden, bliver det langt lettere at holde fri fra din virksomhed – både fysisk og mentalt – så du virkeligt får koblet af fra hverdagens forpligtelser. Derved giver du faktisk også dig selv rum og overskud til at drømme og tænke nogle af de tanker, der ofte ikke får plads i den travle hverdag, hvor fokus er på virksomhedens drift. Det handler ikke kun om at få lagt alle de praktiske opgaver fra sig, så man har tiden til at lave andre ting, men også om at slippe alle tankerne om, at man skal huske at gøre X og Y eller skrive til Z, så du også mentalt gør plads – og skaber ro – til, at de nye ideer kan dukke op.
Skrevet af: Jette Rasmussen d. 29-06-2022
Aveo – web&marketing