Personlig effektivitet – hvordan får jeg styr på mål, ressourcer og prioritering i hverdagen?

For en iværksætter og selvstændig er det nogle gange svært at få alle de mange opgaver – egne og kunders – til at gå op i en højere enhed.

I blogindlægget her har vi bedt oplægsholder og kursusleder Janni Rahbæk, om at dele ud af gode råd og erfaringer, hun har gjort sig i årenes løb i den forbindelse.

Janni skriver:

”Først lidt om mig selv: Jeg har i mange år arbejdet i større internationale virksomheder med store krav til sikkerhed og kvalitet. Her bruges der oftest mange ressourcer på at leve op til forskellige krav til både kvalitet og procedurer. Oveni har jeg 15 års erfaring med at drive selvstændig virksomhed – først som single, hvor jeg kunne bruge al min tid uden hensynstagen til andre, og senere som både kæreste, bonusmor og nu hustru og mor – og der er STOR forskel på alle scenarier.

Iværksætter med mange kasketter

Det er svært at have struktur og ensartethed i en nystartet virksomhed, hvor der endnu ikke er klarhed over alle opgaver, og hvor det oftest er samme person, der har (rigtig) mange ansvarsområder – og ikke altid indenfor eksisterende kompetence- og erfaringsområde. Jeg har lært mest ved at forsøge, fejle, og tilrette – og man gør altid det bedste, man kan, med de evner og erfaringer man har – men de er ofte mangelfulde i begyndelsen.

Derfor er det også sjældent at se en nystartet virksomhed med høj effektivitet fra start. Mange faktorer spiller ind, men klarhed over mål og ressourcer (eller mangel på samme) er supervigtige. Med erfaringen skiller den dygtige iværksætter sig løbende af med de opgaver, det kræver for mange unødige ressourcer at løse – det kan være indenfor fx bogføring, salg, administration, rengøring, mødebooking, drift eller meget andet – og man bliver også bedre til at dele sine ressourcer, fx tid og energi, mellem virksomheden og familien.

Få styr på alle opgaverne

Men hvordan får man så styr på alle de opgaver, der hober sig op på skrivebordet, og sikrer sig, at de ikke vokser en over hovedet?

Jo, først og fremmest er der en vigtig pointe:

Der er forskel på at have travlt, være produktiv og være effektiv.

De fleste har prøvet at have vanvittigt travlt og alligevel føle, at de ikke når noget. Det skyldes ofte manglende planlægning, manglende evne til at sige ”nej” når uventede tilbud/opgaver kommer – og manglende evne til at prioritere både opgaver og tid rigtigt. Det er ultravigtigt at have et MÅL med dagen – at vide, hvilke ting/opgavers udførelse, der har størst betydning for at lykkes med planlagte mål – og dermed hvilke ting/opgaver der bør prioriteres færdiggjort, før alt andet får lov at fylde.

Travlhed er at lave en masse!

Produktivitet er at gøre tingene rigtigt!

Effektivitet er at gøre de rigtige ting!

Du bør stille dig selv følgende spørgsmål flere gange om dagen:

Hvad har du travlt med?

– og skal du fortsætte med det, eller er der andet, der er mere vigtigt at få gjort?

Ofte sætter vi alt for høje mål for, hvad vi vil nå i løbet af en dag, så vi styrter rundt fra det ene til det andet – både på arbejde og når vi er hjemme ved familien. Prøv at tænke over, hvad det egentlig er, du har så travlt med, og om noget af det måske kan skæres væk. (Og vær især bevidst om overspringshandlinger, pligter, du forsøger at nå i løbet af arbejdsdagen – den er især ’farlig’, hvis du arbejder hjemmefra – eller har ’hyggemøder’ og kaffeaftaler, der sniger sig ind i løbet af arbejdsugen). Det kan også være et spørgsmål om at turde sige nej tak til akutte opgaver, du får tilbudt i en periode, hvor du i forvejen er meget booket op, eller at få andre til at tage sig af nogle af de opgaver, der i perioder fylder meget, fx bogføring eller markedsføring.

En sjov – og meget tankevækkende – øvelse er at regne på, hvad et kvarters kaffepause bliver til i tid og penge på årsbasis…

Hvor er du produktiv?

– og er det det rigtige, du laver?

Det kan sagtens være, du er produktiv og får lavet en masse – og gjort det rigtig godt – men er det nu også de rigtige ting, du bruger din tid på? Rigtigt mange iværksættere vil for eksempel gerne give noget ekstra eller yde ekstra god service ved kundernes første ordre/bestilling – men lige netop her er du i højrisikozonen for at få travlt med at være produktiv med det forkerte. Der skal være balance mellem den ydelse/service, du giver, og den pris, du tager for det – og yder du noget ekstra, er det enormt vigtigt, at du FORTÆLLER kunden, at det er noget ekstra – ellers risikerer du, at de slet ikke opfatter det som noget ekstra, men derimod den almindelige service, de får fra dig (og som du så vil skulle bruge tid på ved hver eneste ordre/opgave for ikke at skuffe dem).

TIP: Beslut allerede fra starten, hvilken kvalitet/pris og ”ekstra” service, du tilbyder ALLE kunder, HVER gang. Gør du forskel, skal du være MEGET tydelig om dette i din aftale med kunden, så de forstår og føler, at de netop får noget ekstra.

Hvor kan du være mere effektiv?

– Hvad kan du forbedre? Er der opgaver, du kan skære væk, uddelegere (eller betale dig fra) eller udsætte, så du kan fokusere på de ting, der er vigtigst lige nu?

At være effektiv – gøre de rigtige ting – handler om at prioritere og definere, hvad ’de rigtige ting’ er lige nu. Hvad er det, du vil opnå i dag, og hvilke skridt skal du tage for at opnå det? Et rigtig godt værktøj til planlægning og prioritering af hverdagen stammer fra den amerikanske foredragsholder Brendan Buchard:

Start dagen med at skitsere:

• De store projekter, du arbejder med, mål du arbejder imod (både for dine kunder og i din egen virksomhed.
• Hvilke kontakter, du venter på svar fra – og hvilke du selv skal kontakte (for når de er på listen over dem, du venter på svar fra, er bolden på deres banehalvdel, og du behøver ikke gå og tænke på at skulle tage handling)
• Hvilke opgaver, du SKAL løse i løbet af dagen (opgaver, der alle bringer dig tættere på dine mål/store projekters afslutning)

Projekter (store)
1.		2.		3.
Kontakter ind:			Kontakter ud:
Prioriteter (opgaver):
1. 2. 3.		4. 5. 6.		7. 8. 9.

Det er vigtigt, at du dagligt tænker på dine store mål – de bør hele tiden være i din bevidsthed, da det er med til at gøre dig bedre til at træffe de rigtige valg og prioritere, fordi du så ved, hvor du overordnet er på vej hen. Og først når du har kontaktet de folk, DU skal kontakte, og løst de opgaver DU har prioriteret, kan du åbne din mail og tage hensyn til nye henvendelser.

Alle mails i din mailbox er andre folks agenda og prioriteter – lær at prioritere dine egne behov og opgaver først, så du ikke fristes til at løse ”mere spændende eller for andre akutte opgaver” og derved skubber nogle af de andre vigtige opgaver til side. For når du har lært det, er du rigtig godt på vej til at blive både produktiv og effektiv – og have travlt på den rigtige måde!”

Skrevet af: Janni Rahbæk d. 15-04-20