Hold møder online

I disse tider, hvor vi skal tage vores forbehold, og undgå fysiske møder, er det vigtigt at holde fokus på mulighederne.

En af disse muligheder er, at holde møder online. Møder, hvor vi ikke er sammen fysisk, men sidder overfor hinanden i hvert vores lokale.

Der er mange type møder du kan holde online, f.eks.:

• kaffemøder
• opfølgningsmøder
• samarbejdsmøder
• interviews
• support

Hvis du ikke har prøvet at holde online møder før, eller stå for dem, så kan det være, at det virker lidt fremmed for dig i starten, men så snart du er blevet fortrolig med, hvordan du gør, så vil du sikkert synes det er nemt.

 

Der er store fordele ved at holde møder online, og naturligvis også nogle ulemper. Lad os prøve at se på nogle af dem.

Fordele ved at holde online møder

En af de ting, der gør en stor forskel fra fysiske møder er ofte effektiviteten. Folk har tendens til at fatte sig mere i korthed end hvis de sidder i et fysisk mødelokale. Online kan mødeafholderen styre teknikken, så der kun er én der taler ad gangen. Ofte kan det også være lettere for alle at komme til orde, da ingen "fylder mere" i rummet end andre.

Du vil også kunne opleve disse fordele:

• Du kan holde møder uafhængig af geografi og placering
• Det er nemt undervejs at dele filer og relevante information via chatfunktion
• I kan dele skærm med hinanden og f.eks. vise præsentationer mm.
• I sparer tid og penge ift. transport og evt. forplejning
• I kan være 2 eller flere deltagere
• Som mødeafholder kan du sætte rammerne for mødet via teknikken. F.eks. deltagernes mikrofoner.

Der kan være mange muligheder for dig og i din virksomhed. Du vil, ud over forskellige møder og samtaler f.eks.  kunne supportere og demonstrere produkter og ydelser. Spørgsmål fra de øvrige deltagere kan besvares med det samme og du kan nemt vise relevante ting, fremfor kun at kunne beskrive dem med ord.

Du vil sikkert finde flere gode muligheder for at kunne bruge online møder i din hverdag. 

 

Ulemper ved at holde online møder

Der er naturligvis også nogle ulemper ved online møder. Den største er oftest: teknik. Det kan drille med f.eks. lyd, billede, installation, internet forbindelse eller udstyret hos ene eller flere deltagere, og det kan være lidt frustrerende. Afsæt derfor god tid inden I går i gang, til at få teknikken til at virke.

En anden ulempe kan være dét, at føle sig fortrolig med både udstyr og form. Det kan være, at du selv er lidt utryg ved det og det vil dine mødedeltagere måske også være, hvis de heller ikke er vant til det. Men det er kun indtil du får prøvet det et par gange, så bliver der mere velkendt og vanligt og du vil kunne mærke fordelene ved de online møder.

Samtidig går man glip af meget af dét, der opstår blandt mennesker, når de er sammen i en fysisk relation. Den nonverbale kommunikation, og de små udvekslinger, der opstår, når begge parter rækker ud efter kaffekanden på samme tid mv. Men som sagt: Du vil opleve, at stemningen bliver mere afslappet efterhånden som I bliver vant til at holde møder online.

Så man kan altså opleve disse ulemper:

• dårlig eller ustabil forbindelse (f.eks. pga. wifi opkobling) og andre tekniske udfordringer
• utryghed blandt deltagerne overfor en ny måde at gøre tingene på
• manglende nonverbal kommunikation (svært at tolke kropssprog og stemning)

Husk, at selvom det kan virke lidt stift ift. normale møder, især første gang I holder møde online, så bliver det nemmere for hver gang. 

Guide til at komme godt i gang med Zoom

Vi har lavet en guide, der kan gøre det nemmere for dig at komme i gang med Zoom, som er det program vi bruger til online møder og undervisning hos os. 

 

 

Tips til gode online møder

Vi har samlet nogle af de erfaringer vi har gjort os, så du måske kan få gavn af dem i denne oversigt med et par tips til, hvordan møderne bliver bedst for alle.  

• Vær opmærksom på at holde pause hvis det er længere møder. Max 45 minutters møde ad gangen. Aftal hvor længe I holder pause og slå lyd fra; så skal deltagerne have lov at hente the, kaffe, vand osv. 
• Overhold alle tider selvom det er online – særligt hvis du er vært.
• Sid foran en ”rolig” baggrund uden for meget der forstyrrer øjet.
• Vær opmærksom på, at man med de fleste programmer, kan vælge at holde møderne uden video, altså kun med lyd som et fælles telefonopkald.
• Med video: Tilpas din personlige fremtræden til typen af møde – arbejde, privat osv, altså tænk over din påklædning, hår mm, så du ser ud som du ville gøre, hvis det var et fysisk møde du skulle deltage i.
• Med video: Inden mødet – tag et grundigt kig på dit eget billede, vip skærmen/kameraet osv., så det filmer dig fra en god vinkel og ikke op i næsen, eller med lys lige i ryggen eller lign.
• Uden video: Vær meget opmærksom på tonefald, vejrtrækning, gab, skramlen med stol, kuglepen osv – alle lyde går meget direkte videre, især når der ikke er video til at fokusere på. (det kan være en fordel at investere i en god mikrofon).

 

Hjælp nybegyndere

Inviterer du nogle med til møde, der ikke er vant til at holde online møder, så vil det ofte være en stor hjælp for dem, hvis du f.eks. sender dem en kort beskrivelse af, hvad de skal gøre, for at komme godt i gang.

Afsæt også gerne tid til at teste af sammen med dem, før det aftalte møde, hvor I måske er flere med. Aftal gerne denne test med deltagerne enkeltvis, så bliver det bedst for alle. 

 

Zoom - vores valg af online møde platform

Der findes mange forskellige programmer og platforme I kan bruge til jeres online møder. Det er heldigvis blevet meget nemt at holde møder, hvor vi ikke er fysisk sammen.

Det program vi bruger hedder Zoom, og det indeholder et meget overskueligt antal af værktøjer og muligheder for at komme i gang. Det gør det nemt og overskueligt for alle. Også for dem, som skal deltage i møde med dig. Når først du har oprettet din bruger, og gjort dig fortrolig med dit valgte program, så er det typisk nemt at bruge.

Du kan bruge Zoom via din computer, tablet eller smartphone. Du kan finde mere information på deres hjemmeside: https://zoom.us/ 

 

 

Vilkår for brug af Zoom

Der er følgende vilkår, for at bruge den gratis Zoom version:

• Ubegrænset antal møder (dog kun ét ad gangen)
• Ingen udløbsdato (det bliver ved med at være gratis)
• Ingen tidsbegrænsning på 1 til 1 møder
• 40 minutters grænse på møder med mellem 3-100 personer

Du har mulighed for at opgradere, hvis du har brug for mere tid. Dette kan du også gøre under et møde, hvis det bliver et behov.

Du og dine mødedeltagere kan dele skærm med hinanden, så I kan vise hinanden, hvad I arbejder med og på. I har også mulighed for at optage jeres møder, hvis I har behov for det.

Tip! Vi anbefaler dig at bruge den gratis version, da møder, der overskrider 40 minutter kan virke meget lange, når det foregår online. Hvis I har brug for længere tid, så vil det være en god idé, at dele mødet op i to og indlægge en pause på f.eks. 10-15 minutter, hvorefter I kan ringe op igen. 

Brugen af Zoom

Det er gratis at oprette en bruger på Zoom, men kun nødvendigt, hvis du skal være vært for et møde. Er du inviteret som gæst, så behøver du ikke at oprette en bruger, så har du blot brug for et link ind til det møde, du er inviteret til.

Uanset om du er den, der afholder mødet (værten) eller du er deltager på mødet, så kan du selv bestemme, om du vil have video og lyd funktion sat til. Værten kan, ud over dig selv, slå din mikrofon til og fra. Værten kan også anmode om, at tænde dit kamera, men dét vil du skulle godkende, før det kan lade sig gøre.

Hvis du er vært
Når det er dig, der skal stå for afholdelse af selve mødet, så skal du oprette et login.
Du kan derefter vælge enten at planlægge et møde (Schedule) eller starte et møde (New Meeting)

Hvis du er deltager på et møde
Du vil oftest modtage en invitation til et Zoommøde via din mail eller beskeder.
Invitationen kan enten bestå at en henvisning til et link, som automatisk prøver at åbne Zoom, når du klikker på det.

Eksempel på link: https://zoom.us/j/218488496 

OBS. Vær opmærksom på, at du kan behøve et kodeord til mødet. Hvis du har fået standard teksten, som vist ovenfor, så finder du kodeordet under Meeting ID.

Tip! Hvis der er megen baggrundsstøj, så kan det være en god idé, hvis deltagerne bruger headset når de deltager i mødet. 

 

Gratis ressourcer

Link til Zooms support side (engelsk) https://support.zoom.us/hc/en-us

Vores Guide til at komme hurtigt i gang:

Er du nysgerrig efter, hvilke andre muligheder der findes, så Techradar lavet en rigtig god oversigt, som du kan finde ved at klikke her. 

Hvis du har spørgsmål eller udfordringer med at få det til at virke, så er du velkommen til at kontakte os med dine spørgsmål på 70 200 903 eller pr. mail til jr@infolinkkurser.dk.

 

Har du en iværksætterdrøm, som du gerne vil arbejde med?

Så har du måske lige nu tid til at fordybe dig i den. Vi vil gerne hjælpe dig videre fordi vi ved at jo mere du arbejder med det, jo klogere bliver du på dig selv og din virksomhed. Og jo klogere du bliver på det – jo mere afklaring, mod og motivation vil du opleve.

Du kan gratis arbejde mere med din iværksætterdrøm her:
Du kan få 3-ugers online mini-kursus ved at klikke lige her.  (pris kr.: 0,-)